Ten behoeve van een adequate hulpverlening in geval van calamiteiten, dient de reisleider te beschikken over een aantal persoonlijke gegevens van de deelnemers. Elke equipe krijgt daartoe ruim vóór de reis het formulier ‘Persoonlijke gegevens’ van ons uitgereikt. Behalve naar allerlei adressen en polisnummers wordt er in het formulier ook gevraagd naar de namen van de in gebruik zijnde medicijnen. De equipes worden vriendelijk doch dringend verzocht om het formulier geheel in te vullen en in een enveloppe te sluiten. Op de startcamping neemt de reisleider de gesloten enveloppen in ontvangst en op de (voor)laatste dag van de reis, geeft hij het in de gesloten envelop weer aan de deelnemer terug.
Wanneer er tijdens de reis dan toch iets gebeurd en we hebben ten behoeve van de deelnemer de informatie dringend nodig dan zal de betreffende envelop worden opengemaakt en het formulier met persoonlijke gegevens op een verantwoorde manier worden gebruikt met respect voor privacy.
Op die manier kunnen we bij calamiteiten de deelnemer direct helpen en zo nodig bijstaan bij het maken van contact met de benodigde instanties.
